Die Bundessteuerberaterkammer hat einen neuen FAQ-Katalog zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten veröffentlicht. Darin enthalten sind Antworten auf häufige Fragen zu handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (inkl. GoBD), zur digitalen Archivierung von Dokumenten sowie zu ausgewählten Aspekten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten hat das Papierarchiv abgelöst und ist heute in Unternehmen gängige Praxis. Grundsätzlich ergibt sich die Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten für Unternehmer in Deutschland aus den Regelungen im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Dort ist geregelt, wer welche Unterlagen wie lange aufzubewahren hat. Zu beachten sind darüber hinaus aber auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). In diesen Richtlinien legt das Bundesfinanzministerium fest, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen einhalten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.
Mit dem neuen FAQ-Katalog möchte die Bundessteuerberaterkammer Unternehmern eine strukturierte Übersicht an die Hand geben, denn in der Praxis seien Detailfragen oft anspruchsvoll. So behandelt der FAQ-Katalog unter anderem Fragen zur digitalen Aufbewahrung von Jahresabschlüssen, zu Signaturen und Freigaben, zur Archivierung von Entgeltunterlagen sowie zu Lösch- und Auslagerungsthemen im DSGVO-Kontext. Das Dokument steht auf der Webseite der Bundessteuerberaterkammer als PDF zum Download bereit.
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